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Steuerfreie Überlassung von Software

Eine rückwirkende Gesetzesänderung sorgt dafür, dass Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern nun auch Software, Smartphones und Tablet-PCs steuerfrei überlassen können.

Kurzfristig hat die Regierungskoalition noch eine Ergänzung in das Änderungsgesetz zum Gemeindefinanzreformgesetz aufgenommen, das Bundestag und Bundesrat im März verabschiedet haben. Dadurch soll die private Nutzung von Software des Arbeitgebers steuerfrei gestellt werden. Die private Nutzung von Software des Arbeitgebers war bisher nur dann steuerfrei, wenn sie in Verbindung mit der privaten Nutzung eines betrieblichen PCs stand; reine Softwareüberlassungen waren bisher nicht erfasst. Im Einzelnen listet die geänderte Vorschrift jetzt drei Kategorien auf, die beim Arbeitnehmer steuerfrei bleiben:

Betriebliche Datenverarbeitungsgeräte und Telekommunikationsgeräte sowie deren Zubehör
Zur Nutzung überlassene System- und Anwendungsprogramme, die der Arbeitgeber auch in seinem Betrieb einsetzt
Im Zusammenhang mit diesen Zuwendungen erbrachte Dienstleistungen

Die Einschränkung bei der Überlassung von Software auf betrieblich genutzte Software soll dafür sorgen, dass die Regelung nicht missbraucht wird. Computerspiele und Unterhaltungssoftware sind also in der Regel nicht von der Steuerfreiheit erfasst. In erster Linie zielt die Änderung bei der Softwareüberlassung auf Home-Use-Programme, also Lizenzen für den Heimgebrauch seiner Arbeitnehmer, die der Arbeitgeber im Rahmen von Volumenlizenzprogrammen der Softwarehersteller erwirbt.

Auch bei der Hardware wird die Regelung weiter gefasst: Steuerfrei ist nun die Überlassung von Datenverarbeitungsgeräten, was neben den klassischen PCs auch Smartphones oder Tablets einschließt. Damit gibt es nun Rechtssicherheit für Arbeitgeber und Arbeitnehmer bei der Überlassung dieser bisher nicht eindeutig erfassten Geräteklassen. Legt man den Begriff "Datenverarbeitungsgeräte" richtig aus, gehören in diese Kategorie eben auch Smart-TVs, MP3-Player, eBook-Reader, Spielkonsolen und ähnliche Geräte. Ein Arbeitgeber kann also auch solche Geräte seinen Arbeitnehmern steuerfrei überlassen.

Die beabsichtigte Steuervereinfachung lässt sich nun einmal nur erreichen, wenn die Regelung eher weit gefasst ist. Allerdings sieht der Gesetzgeber durchaus die Gefahr, dass die erweiterte Steuerbefreiungsvorschrift auch in dieser nicht beabsichtigten Form ausgenutzt wird. Die neu gefasste Regelung soll daher in zwei Jahren überprüft und gegebenenfalls wieder geändert werden. Überlässt ein Arbeitgeber nun also Geräte, für die die Regelung offensichtlich nicht beabsichtigt war, sollte er daher die weitere Entwicklung im Auge behalten.

Neu aufgenommen in die Steuerbefreiungsvorschrift wurde die Kategorie "Dienstleistungen". Im Gegensatz zu den beiden anderen Kategorien ist es hier wesentlich schwieriger, zu entscheiden, welche Leistungen noch von der Steuerbefreiung erfasst sind. Zweifellos gehören Reparatur- und Hotline-Dienstleistungen zu den steuerfreien Leistungen. Auch mit gerätespezifischen Versicherungen oder Garantieerweiterungen wird es sicher keine Probleme geben. Ob aber Download-Abos und Content-Flatrates noch steuerfrei sind, ist dagegen eher fraglich. Im Zweifel werden die Lohnsteuerprüfer wohl eher zu Gunsten des Steueraufkommens entscheiden, sodass früher oder später ein Finanzgericht diese Frage beantworten wird.

In jedem Fall schafft die Änderung Rechtssicherheit bei zahlreichen bisher eher grenzwertigen Fällen. Außerdem haben Arbeitgeber nun wesentlich mehr Freiheit, ihren Arbeitnehmern den Zugang zu Hard- und Software zu ermöglichen. Die Änderung bringt übrigens auch Rechtssicherheit für die Vergangenheit, denn die neu gefasste Steuerbefreiungsvorschrift gilt rückwirkend in allen noch offenen Fällen seit der Einführung der ursprünglichen Steuerbefreiung im Jahr 2000.

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Unternehmen stehen unter ständiger Beobachtung durch Behörden und Vertragspartner. Ein robustes Compliance-System ist daher unerlässlich. Ein Tax-Compliance-Management-System hilft Ihnen, komplexe Steuervorschriften einzuhalten und rechtliche Nachteile zu vermeiden.

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